Těmito Zásadami ochrany osobních údajů (dále jen „Zásady“) poskytujeme informace o tom, jak Dětská skupina Štěpánek, z.s. získává a zpracovává osobní údaje.
Zároveň informujeme o právech v souvislosti se zpracovávanými osobními údaji. Při zpracování osobních údajů se řídíme platnými právními předpisy, s účinností od 25. 05. 2018 zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady EU 2016/679 ze dne 27. 04. 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen „Nařízení EU“).
Tento dokument je pravidelně aktualizován. Aktualizované znění Zásad je účinné dnem vydání či zpracování. Naše dětská skupina důsledně dbá na to, aby osobní údaje dětí ani zákonných zástupců nebyly předávány třetím osobám bez zákonného důvodu. Případné dotazy je možné směřovat na kontaktní osobu uvedenou v bodu 1. níže.
Dětská skupina Štěpánek, z.s., se sídlem Polní 851/11, 747 28 Štěpánkovice, IČO: 19780109, zapsaná ve spolkovém rejstříku vedeném u Městského soudu v Ostravě, oddíl L, vložka č. 20909, provozovatel Dětské skupiny Štěpánek (dále jen „Dětská skupina“), kontaktní osoba: Soňa Winkler, předseda spolku, email: info@dsstepanek.cz. Dětská skupina nemá povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů. Se svými dotazy či podněty k problematice osobních údajů se obracejte na tuto kontaktní osobu.
Při naší činnosti zpracováváme osobní údaje dětí a zákonných zástupců jen v rozsahu, který nám nařizuje zákon č. 247/2014 Sb., o poskytování služby péče o dítě v dětské skupině a o změně souvisejících zákonů. Případně zpracováváme osobní údaje na základě souhlasu zákonných zástupců. Jedná se o následující způsoby zpracování a níže uvedené účely:
Níže poskytujeme základní výčet kategorií osobních údajů, které jsme povinni zpracovávat proto, že nám tuto povinnost ukládá zákonný předpis a vyžadují po nás, abychom tyto osobní údaje měli k dispozici.
Ke zpracování těchto osobních údajů tedy nepotřebujeme ani nebudeme vyžadovat váš souhlas:
a) jméno, popřípadě jména, a příjmení, datum narození a adresu místa pobytu dítěte,
b) jméno, popřípadě jména, příjmení rodičů a adresu místa pobytu alespoň jednoho z rodičů, v případě, že se liší od adresy místa pobytu dítěte,
c) jméno, popřípadě jména, příjmení a adresu místa pobytu osoby, která na základě pověření rodiče může pro dítě docházet,
d) dny v týdnu a doba v průběhu dne, po kterou dítě v dětské skupině pobývá,
e) údaj týkající se úhrady nákladů za službu péče o dítě v dětské skupině,
f) údaj o zdravotní pojišťovně dítěte, včetně kopie kartičky zdravotní pojišťovny,
g) telefonní, popřípadě jiný kontakt na rodiče a na osobu uvedenou v písmeni c),
h) údaj o zdravotním stavu dítěte a o případných omezeních z něho vyplývajících, které by mohly mít vliv na poskytování služby péče o dítě v dětské skupině a potvrzení o zdravotní způsobilosti od lékaře;
i) údaj o tom, že se dítě podrobilo stanoveným pravidelným očkováním nebo že je proti nákaze imunní anebo že se nemůže očkování podrobit pro trvalou kontraindikaci.
Komu může dětská skupina tyto údaje předat: Kontrolní orgány – Řídící orgán, Krajská hygienická stanice, Inspektorát práce, Ministerstvo práce a sociálních věcí.
a) jméno a příjmení dítěte,
b) záznamy o přesné docházce dětí v konkrétní dny ve formě elektronického docházkového systému
Komu může dětská skupina tyto údaje předat: MPSV (zasílá se pravidelně každý třetí měsíc), Řídící orgán (v případě kontroly).
a) jméno, příjmení, titul, místo trvalého bydliště a kontaktní údaje – e-mail, telefon;
b) údaj o postavení zákonného zástupce na trhu práce (nezaměstnaný; zaměstnaný – pak dále údaje o zaměstnavateli a druhu pracovního poměru; OSVČ – potvrzení správy sociálního zabezpečení, které obsahuje i rodné číslo zákonného zástupce; účastník rekvalifikačního kurzu);
Komu může dětská skupina tyto údaje předat: Kontrolní orgány – Řídící orgán, Krajská hygienická stanice, Inspektorát práce, Ministerstvo práce a sociálních věcí.
a) jméno, příjmení, titul, místo trvalého bydliště a kontaktní údaje – e-mail, telefon,
Komu může dětská skupina tyto údaje předat: Kontrolní orgány – Řídící orgán, Krajská hygienická stanice, Inspektorát práce, Ministerstvo práce a sociálních věcí.
a) pořídit fotografické/video záznamy dětí zobrazující účast a průběh konaných aktivit s dětmi a tyto záznamy využít pro prezentaci Dětské skupiny způsobem odsouhlaseným v uděleném souhlasu (záznamy jsou uveřejňovány bez uvedení jména dítěte);
b) zveřejnit výtvarné výrobky dětí na nástěnce v objektu Dětské skupiny s uvedením křestního jména dítěte a na případných výstavách uspořádaných pro rodiče dětí. Udělení souhlasu je dobrovolné a již udělený souhlas lze kdykoliv odvolat. Odvolání souhlasu působí pouze do budoucna a jeho odvoláním tedy není dotčena zákonnost předchozího zpracování osobních údajů založeného na uděleném souhlasu. Pokud by rodič dítěte tento souhlas neudělil, nemá tato skutečnost vliv na péči o dítě. Jediným důsledkem bude to, že ohledně dítěte nebudou uveřejňovány/zpřístupňovány žádné informace, které si rodič nepřeje. Případně udělený souhlas je platný na dobu trvání uzavřené smlouvy o poskytování služeb péče o dítě dětské skupině (nebo do jeho odvolání).
c) pokud bude Dětská skupina organizovat aktivity pro děti, které zajišťují externí poskytovatelé, jako např. lyžařské kurzy, plavecké kurzy apod., vyžádá si Dětská skupina vždy souhlas zákonného zástupce s účastí dítěte na této aktivitě. Pokud bude zákonný zástupce s účastí na této aktivitě souhlasit, je Dětská skupina oprávněna předat tomuto poskytovateli identifikační údaje dítěte, pokud je to nezbytné pro zajištění úhrady za tuto aktivitu či pro jiné oprávněné důvody.
Pro řádné fungování Dětské skupiny potřebujeme uzavírat některé smluvní vztahy, jako např. s pronajímatelem prostor, pojišťovnou, externím poskytovatelem účetních služeb, poskytovatelem poradenských služeb v oblasti příspěvku MPSV, poskytovatelem právních služeb, některých IT služeb, poskytovatelem externích aktivit – např. lyžařských či plaveckých kurzů apod.
Pro tyto účely zpracováváme jen minimální rozsah osobních údajů (zpravidla jen identifikační a kontaktní údaje např. jako jméno a příjmení, bydliště, e-mail či telefon, příp. DIČ fyzické podnikající osoby), které bezprostředně souvisí s uzavřeným smluvním vztahem a jeho plněním.
V této souvislosti uchováváme osobní údaje jen po dobu trvání smluvního vztahu (příp. pro plnění zákonných povinností vyplývajících zejména z právních předpisů daňové či účetní povahy).
Důvodem tohoto zpracování je:
a) plnění uzavřené smlouvy (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. b) Nařízení EU);
b) plnění povinností z právních předpisů ve vztahu k účetním a daňovým povinnostem (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. c) Nařízení EU).
Pokud by vznikl mezi Dětskou skupinou a vámi spor, budeme vaše osobní údaje potřebné pro obhájení našich právních nároků v souvislosti se vzniklým sporem zpracovávat do ukončení sporu. Zpravidla v této souvislosti zpracováváme základní identifikační údaje, údaje o sporném vztahu, údaje ze vzájemné komunikace, údaje o učiněných právních krocích a jejích výsledcích. Dále vás výslovně upozorňujeme na vaše právo vznést tzv. námitku proti zpracování vašich osobních údajů z důvodu tzv. oprávněného zájmu naší Dětské skupiny v souladu s čl. 21 Nařízení EU. Pokud tuto námitku proti zpracování vašich osobních údajů vznesete, budeme se jejím vyřízením zabývat v souladu Nařízením EU.
Důvod (právní základ), proč údaje zpracováváme:
a) zpracování je nezbytné pro oprávněné zájmy naší Dětské skupiny při obhajobě našich nároků (tento důvod užíváme v souladu s čl. 6 odst. 1 písm. f) Nařízení EU).
Dětská skupina nepoužívá kamerové systémy se záznamem.
Osobní údaje zpracováváme po minimální dobu, po kterou jsme povinni osobní údaje zpracovávat, protože nám tuto lhůtu stanovují právní předpisy. Jakmile pomine účel zpracování, osobní údaje jsou vymazány/skartovány.
Ohledně osobních údajů dětí a zákonných zástupců (pověřených osob k vyzvedávání dětí), které zpracováváme z důvodu, že tento rozsah stanovují dotační podmínky (viz bod 2.1), máme povinnost podle dotačních podmínek tyto údaje archivovat po dobu 10 let od ukončení dotačního projektu.
Pokud je zpracování osobních údajů založeno na uděleném souhlasu, zpracováváme osobní údaje po dobu jeho platnosti, maximálně vždy do jeho odvolání. Po jeho odvolání nejsou nadále osobní údaje zpracovávány.
Pro vyloučení pochybností uvádíme, že samotný souhlas či odvolání souhlasu uchováváme z titulu našich oprávněných zájmů (prokazatelnost udělení souhlasu) po celou dobu platnosti souhlasu a 3 let poté, co zanikl.
Zpracováváme pouze osobní údaje, které jsme od vás obdrželi nebo je získali při komunikaci s vámi. Nevyhledáváme a nezpracováváme o vás osobní údaje z žádných veřejných zdrojů.
Vaše osobní údaje zásadně spravujeme uvnitř Dětské skupiny a nepředáváme je třetím osobám, není-li to nezbytně nutné nebo nemáme-li k takové možnosti váš souhlas.
Taková potřeba může vzniknout v případě externích dodavatelů/poskytovatelů služeb, jako např. poskytovateli účetních služeb, poradenských služeb v oblasti dotací, právních služeb, některých IT služeb, externích aktivit – např. lyžařských či plaveckých kurzů apod.
V takovém případě jsou s těmito subjekty – zpracovateli osobních údajů – uzavřeny smluvní vztahy, které smluvně zajišťují zabezpečení předávaných osobních údajů v souladu s Nařízením EU. Sídlo poskytovatelů IT služeb je umístěno zásadně v rámci EU a osobní údaje nejsou předávány zpracovatelům mimo EU.
Sami nám poskytujete některé dokumenty, které vyžadujeme (jako např. potvrzení Úřadu práce, potvrzení ČSSZ, potvrzení o postavení podpořené osoby na trhu práce, potvrzení o studiu).
Spolu s dalšími dokumenty, jako jsou např. záznam o docházce dětí, monitorovací listy podpořené osoby, jsou tyto dokumenty ukládány na server MPSV do systému ISKP 14+.
Kromě toho se průběžně po dobu 24 měsíců, což přestavuje dobu trvání dotace, doplňují na server MPSV do systému IS ESF 2014+ údaje o podporované osobě, kterou je rodič dítěte nebo osoba, která o něj pečuje.
Poskytnutí těchto osobních údajů MPSV podmiňuje získání dotace, která je nezbytná pro provoz dětské skupiny.
Rovněž některé orgány státní správy a kontrolní orgány jsou oprávněny si vyžádat pro plnění svých zákonných povinností osobní údaje (např. policie ČR, MPSV, Krajská hygienická stanice). Údaje poskytujeme jen tehdy, pokud oprávnění si tyto údaje vyžádat umožňuje zákon.
Dětská skupina má vytvořený systém pro zabezpečení ochrany osobních údajů, který zahrnuje zejména pravidla určující:
a) ukládání dokumentů do zabezpečených prostorů,
b) shromažďování pouze nezbytných osobních údajů v minimalizovaném rozsahu a pro předem definované účely a doby zpracování,
c) povinnost všech zaměstnanců zachovávat mlčenlivost o údajích,
d) povinnosti neposkytovat údaje třetím osobám bez právního důvodu,
e) ochranu osobních údajů při práci s IT technikou.
Máte právo na přístup ke všem zpracovávaným osobním údajům. Na vaši žádost poskytneme kopii zpracovávaných osobních údajů ve strojově čitelném formátu, případně umožníme náhled do uložených dokumentů.
Máte právo na opravu změněných osobních údajů nebo zjištěných nesprávně uváděných údajů z jakéhokoliv jiného důvodu). Opravu provedeme poté, co budeme moci změněné údaje ověřit (např. z nového dokladu totožnosti).
Máte právo na výmaz svých osobních údajů, které bychom zpracovávali neoprávněně.
Máte právo na blokaci svých osobních údajů za podmínek uvedených v čl. 18 Nařízení EU (zejména bude-li vznesena námitka, existuje spor o oprávněnosti zpracování údajů).
Máte právo na to, abychom vám poskytli automatizovaně zpracovávané osobní údaje ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, popř. abychom tyto údaje předali jinému správci, jestliže je to technicky proveditelné.
Pokud jste nám udělili souhlas se zpracováním osobních údajů pro vymezené účely, máte právo tento souhlas kdykoliv odvolat.
Máte právo nebýt předmětem žádného rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování včetně profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo se vás významně dotýkalo. Dětská skupina neprovádí žádné takovéto automatizované rozhodování ani profilování.
Máte právo vznést námitku, pokud je zpracování založeno na našem oprávněném zájmu (obhajoba právních nároků).
Máte právo obrátit se kdykoliv se svou stížností na naši Dětskou skupinu, případně podat stížnost k Úřadu pro ochranu osobních údajů, adresa: sídlo Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7 nebo požádat o soudní ochranu.
Pro uplatnění svých práv uvedených shora kontaktujte určenou osobu – viz bod 1. Jsme povinni vás bezplatně informovat o přijatých opatřeních bez zbytečného odkladu, a to do jednoho měsíce od obdržení žádosti. Tuto lhůtu je možné v případě potřeby a s ohledem na složitost a počet žádostí prodloužit o další dva měsíce.
Pokud bychom nevyhověli vaší žádosti, budeme vás informovat bezodkladně (nejpozději do jednoho měsíce od přijetí žádosti) o důvodech nevyhovění.
V některých případech vymezených legislativou nejsme povinni zcela nebo zčásti žádosti vyhovět. Bude tomu tak zejména, bude-li žádost zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména protože se opakuje.
V takových případech můžeme:
a) uložit přiměřený poplatek zohledňující administrativní náklady nebo
b) odmítnout žádosti vyhovět.
Pokud obdržíme žádost, ale budeme mít důvodné pochybnosti o totožnosti odesílatele žádosti, můžeme vás požádat o poskytnutí dodatečných informací nezbytných k potvrzení vaší totožnosti.
Platnost od: 8. 1. 2024
Aktualizace: 7. 1. 2024
Jméno a příjmení zodpovědné osoby a pozice: Soňa Winkler, v.r.
Statutární zástupce Dětské skupiny Štěpánek, z.s., ředitelka školky